SALES SYSTEM

Товары на торговой точке числятся по розничным ценам. Поэтому при обоих видах учета сначала делается расценка закупленного у поставщиков товара, то есть устанавливается розничная цена на каждый товар.

Материально-ответственное лицо (продавец) приходует товар по розничным ценам. Затем от общей суммы полученного продавцом товара отнимается выручка от продажи и выводится сумма остатка товара по данным учета.

ПРИХОД — ВЫРУЧКА = ОСТАТОК ПО ДАННЫМ УЧЕТА.

Затем проводится инвентаризация. В результате получаем

ОСТАТОК ПО ДАННЫМ УЧЕТА — ФАКТИЧЕСКИЙ ОСТАТОК = НЕДОСТАЧА (ИЗЛИШКИ).

Для ведения суммового учета не требуется автоматизация, но …

Во-первых, видна только общая сумма продаж (выручка), и вы не видите сколько товаров было продано по каждому наименованию, а от этого зависит планирование закупок;

Во-вторых, так как товары могли быть закуплены в разное время и по разным ценам, вы не всегда можете знать какая наценка у товара, а значит и прибыль от продаж и не можете гибко регулировать цены, также вы не видите по какой цене продавался каждый товар;

В-третьих, при инвентаризации рассчитывая сумму остатка вы должны внимательно следить, та ли это цена по которой продавец получил и должен был продавать товар. Например, могли просто забыть сменить ценник при переоценке и продавали по старой цене.

Кроме того, если учет не автоматизирован, вы тратите много времени на рутинную работу, особенно когда делаете инвентаризацию, каждый раз переписывая товары, проверяя цены, подсчитывая на калькуляторе суммы из-за этого больше ошибок и сложнее все перепроверить.

Учет товаров ведется по количеству и сумме. Можно видеть объемы продаж каждого товара и соответственно планировать закупки. Цены приходов и продаж видны по каждому товару, поэтому легче контролировать правильность ведения учета. Если в системе ведется учет себестоимости товара (стоимость закупок), то можно видеть наценку по каждому товару и прибыль от продаж.

Порядок ведения учета.

Вначале своего отчетного периода материально-ответственное лицо (продавец) получает товар и ставит свою подпись в ведомости подтверждая то, что он получил товар на определенную сумму и будет продавать его по установленным ценам.

Автоматизация:

Вы вносите в программу карточку каждого товара один раз, заполняете цены и сканируете штрих-код. После этого можно быстро приходовать товар сканируя штрих-код, цены подставляются автоматически из карточки товара, суммы также рассчитываются автоматически. Затем продавец может сохранить ведомость в файл, подписать его и отправить по электронной почте со своего почтового аккаунта или распечатать и подписать в бумажном виде.

Вручную:

Каждый раз нужно вписывать в ведомость наименования товаров и рассчитывать на калькуляторе суммы.

При поступлении новых партий товара продавец приходует его по розничным ценам подписывая накладную о приеме товара.

Автоматизация:

Товар быстро вносится сканированием штрих-кода, цены подставляются автоматически из карточки товара, суммы рассчитываются автоматически. Затем продавец может сохранить накладную в файл и подписать ее, как описано выше.

Вручную:

Нужно вписывать в накладную наименования товаров и рассчитывать на калькуляторе суммы.

Автоматизация:

Товар быстро вносится сканированием штрих-кода, цены подставляются автоматически из карточки товара, суммы рассчитываются автоматически. Если внести сумму наличных полученных от покупателя, то в программе рассчитывается сдача. Все как в супермаркете.

Вручную:

Нужно считать на калькуляторе суммы по каждому товару и общую сумму.

При переоценке составляется ведомость в которой указывают наименование, количество, новую цену и сумму дооценки (уценки) товара. Ведомость подписывается продавцом.

Автоматизация:

Товар быстро вносится сканированием штрих-кода, количество подставляется автоматически из данных по остаткам товара, суммы рассчитываются автоматически. Затем продавец может сохранить ведомость в файл и подписать ее.

Вручную:

Нужно вписывать в ведомость наименования товаров, количество и рассчитывать на калькуляторе суммы.

В конце отчетного периода проводится инвентаризация, то есть проверка фактического наличия товаров. При инвентаризации составляется ведомость в которой указывается наименование, количество товара по данным учета, фактическое количество и разница между учетными и фактическими данными, то есть недостача или излишки.

Автоматизация:

Товар быстро вносится сканированием штрих-кода, количество подставляется автоматически из данных по остаткам товара, разница рассчитывается автоматически. Затем продавец может сохранить ведомость в файл и подписать ее.

Вручную:

Нужно вписать в ведомость все наименования товаров, затем при суммовом учете: проверить каждую цену и рассчитать суммы, при количественно-суммовом учете: найти и заполнить остатки по данным учета для каждого товара, рассчитать разницы.

При проведении инвентаризации особенно заметна разница между автоматизированным и ручным учетом, так как нужно вносить в ведомость все товары в магазине. Записываете каждый товар и считаете на кулькуляторе суммы вручную или одним движением сканируете штрих-код и все данные заносятся и рассчитываются автоматически, а вы только при необходимости корректируете фактическое количество.

При ведении суммового учета вручную для того чтобы проверить цены, посмотреть объем продаж по каждому товару, определить наценку и прибыль вы должны выбрать данные вручную из первичных документов. Некоторые ведут количественно-суммовой учет в Эксель. Для этого продавцы на торговых точках записывают в тетрадку каждый проданный товар, затем данные вносятся в Эксель и там обрабатываются. Лучший способ вести учет, это использовать специализированную компьютерную программу. Но компьютер немало стоит и к тому же еще нужно приобрести сканер штрих-кода. Кроме того компьютер не всегда можно удобно разместить на рабочем месте продавца, особенно в маленькой торговой точке. Поэтому наилучший способ, это использовать программу для смартфона. Смартфон недорогой, компактный и его камера может служить для сканирования штрих-кода.

Товарный отчет служит для сверки текущих данных с ранее оформленными документами и для анализа данных учета.

Начальные остатки отчета должны совпадать с остатками в Ведомости по которой продавец принял товар в начале своего отчетного периода. Сумма в колонке «Приход» должна совпадать с общей суммой документов «Закупка» и «Переоценка» подписанных продавцом за отчетный период. Сумма в колонке «Расход» должна совпадать с суммой выручки, которую продавец сдал за отчетный период.

Если цена в колонке «Расход» меньше минимальной или больше максимальной цены товара из колонок остатка и прихода это означает, что были сделаны скидки или были неверно введены суммы продаж.

Отчет также можно использовать для определения потребности в закупке товара. Просмотрев сколько товара продается за период (в колонке Расход) и остаток в магазине (в колонке Остаток на конец периода) можно определить потребность в закупке.

Позволяет увидеть объемы продаж, прибыль и процент наценки по каждому товару. Отчет можно сформировать по средним (средневзвешенным) закупочным ценам, а также по последним ценам закупки товаров.

 Для автоматизации учета вы можете скачать программу для смартфона Sales System. В ней есть все функции для автоматизированного учета описанные в этой статье. Базовые функции бесплатны.